需求分析：首先，需要对组织内部的工作流程进行全面的调查和分析，确定哪些环节可以通过自动化来提高效率。同时，还要了解员工的需求，比如他们希望如何接收通知、如何参与决策过程等。这些信息将是设计工作安排系统时不可或缺的基础。

系统架构设计：在有了明确的需求之后，下一步就是根据这些需求来设计系统架构。这包括数据库设计、用户界面(UI)设计以及后端程序逻辑等。架构应该既能够满足当前业务需求，又要有扩展性，以适应未来可能出现的问题和新的业务模式。

数据采集与处理：为了让工作安排系统准确无误地为员工分配任务，它需要能够实时获取各种数据，这可能包括但不限于项目进度、员工可用时间、技能分布等。在这里，数据采集方式（比如API调用或者手动输入）以及后续处理步骤（如清洗、整合）都非常关键，因为这直接影响到最终结果的准确性。

智能优化算法：为了使得生成出的任务计划尽可能合理，就需要引入一些智能优化算法，比如遗传算法或模拟退火算法。这类算法能够帮助我们找到一个相对于初始状态更好的局部最优解，即便是在多变量复杂交互的情况下也能取得较好的效果。

用户培训与支持：最后，不同于传统软件产品，一旦新时代工作安排系统上线就无法再去修改它，而是需要对使用者进行充分培训，让他们学会如何高效地利用这个工具。此外，还需提供持续性的技术支持以解决使用中遇到的问题，为用户带来更加顺畅体验。